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Solicitação de proposta - RFP Um pedido de proposta (RFP) é um tipo de solicitação de lance em que uma empresa ou organização anuncia que o financiamento está disponível para um determinado projeto ou programa e as empresas podem fazer lances para A conclusão dos projetos. Ele descreve o processo de licitação e os termos do contrato e fornece orientação sobre como o lance deve ser formatado e apresentado. Um pedido de proposta para um programa específico pode exigir que a empresa rever as propostas para não apenas examinar a sua viabilidade, mas também a saúde da empresa licitante ea capacidade do licitante para realmente fazer o que é proposto. BREAKING Down Solicitação de proposta - RFP Um pedido de proposta tipicamente inclui antecedentes sobre a organização emissora e sua linha de negócios. O pedido apresenta especificações descrevendo a solução que procura e critérios de avaliação que revelam como as propostas são classificadas. Os pedidos de propostas podem incluir uma declaração de trabalho descrevendo as tarefas a serem realizadas pelo licitante vencedor e um cronograma para fornecer o trabalho concluído. Motivos para emitir um pedido de proposta A complexidade de um projeto pode resultar na necessidade de um pedido formal de proposta. A organização pode se beneficiar de muitos concorrentes e perspectivas ao procurar uma solução integrada de vários fornecedores. Por exemplo, uma empresa que passa de um sistema baseado em papel para um sistema baseado em computador pode solicitar propostas para o hardware, software e treinamento de usuários necessários para estabelecer e integrar o novo sistema no negócio. As agências governamentais ou outras entidades podem ser obrigadas a emitir solicitações de propostas para proporcionar uma concorrência plena e aberta para reduzir o custo de uma solução. No entanto, aceitar uma proposta que responda melhor às especificações nem sempre pode significar a oferta com preço mais baixo. Criando um Pedido de Proposta Criando habilmente um pedido de proposta pode ditar o sucesso ou a falha da solução resultante. Se os requisitos especificados forem demasiado vagos, o licitante poderá não projetar e implementar uma solução completa para o problema. Se os requisitos forem demasiado detalhados e restritivos, a criatividade e a inovação dos proponentes podem ser limitadas. O processo começa com a elaboração de um pedido de proposta. Os licitantes revisam a solicitação e enviam sugestões de melhoria. Após a implementação do feedback, é emitido o pedido final de proposta. Os proponentes apresentam suas propostas. O cliente seleciona um pequeno grupo de licitantes e entra em negociações sobre preços e detalhes técnicos. O cliente pode solicitar que os licitantes remanescentes submetam uma oferta melhor e final antes de conceder um contrato. O contrato é apresentado à empresa fornecendo a melhor solução para o problema. Exemplo de Solicitação de Proposta Digamos, por exemplo, que a Federal Railroad Administration (FRA) emite um pedido de propostas para financiar, projetar, construir, operar e manter um sistema ferroviário de alta velocidade (HSR). As partes interessadas apresentam propostas que satisfaçam os requisitos descritos no documento. Com base nas propostas recebidas até o final do prazo, o Departamento de Transportes (DOT) estabelece comissões para posterior revisão e desenvolvimento das propostas. O PDO escolhe a proposta mais abrangente seus objetivos e contrata a empresa para realizar o trabalho. Pedido de cotação - RFQ O que é um pedido de cotação - RFQ Um pedido de cotação (RFQ) é um tipo de solicitação de aquisição em que uma empresa pede Fornecedores externos para oferecer uma cotação para a conclusão de uma tarefa ou projeto específico. Uma RFQ é semelhante a um pedido de proposta (RFP) e fornece informações abrangentes ao licitante sobre os requisitos dos projetos. Uma RFQ freqüentemente requer que o licitante especifique os custos para cada fase do projeto para permitir que a empresa solicitante compare vários lances. BREAKING DOWN Solicitação de cotação - RFQ Um RFQ é geralmente o passo inicial para a apresentação de um RFP, no qual os licitantes são convidados a oferecer uma cotação mais abrangente. No entanto, RFQs podem ser submetidos como anexo a uma RFP. Um RFQ é tipicamente usado quando produtos e serviços são padrão ou off-the-shelf, o que permite que a empresa solicitando comparar os vários lances facilmente. Quando a empresa de solicitação sabe a quantidade de produtos que deseja comprar, normalmente usa uma RFQ. Por exemplo, uma agência governamental que quer comprar 500 computadores com um tamanho de disco rígido específico e velocidade de processamento anuncia um RFQ. Uma vez que o produto é uniforme, a agência pode facilmente comparar cotações diferentes. Um RFQ é normalmente enviado a vários fornecedores potenciais, pedindo preços de licitante. Ele pode conter informações que o lance deve incluir para consideração, condições de pagamento, os fatores que decidem qual lance a empresa escolhe e um prazo de apresentação de propostas. Um RFQ concentra-se principalmente em preços. Se os critérios mínimos forem atendidos, o fornecedor com a menor oferta é geralmente dado o contrato. Vantagens e Desvantagens Uma RFQ não é divulgada publicamente. O uso de uma RFQ reduz o tempo de processamento da aquisição porque não há necessidade de preparar documentos de solicitação de suprimentos. O número de cotações de licitantes solicitadas limita a quantidade de solicitações de cotação recebidas, o que também diminui o tempo do processo de seleção. O RFQ pode resultar em desvios do processo normal porque a empresa de solicitação determina quais fornecedores para enviar PDQs, o que limita a concorrência. Os fornecedores que respondem favoravelmente à PDQ e atendem aos critérios mínimos são incluídos no processo de solicitação de solicitação de proposta. Quando usar uma RFQ O uso de uma RFQ torna o processo de solicitação mais eficiente porque menos respostas são fornecidas e as respostas são qualificadas. Isso reduz o tempo para avaliar propostas de licitantes qualificados em vez de avaliar propostas de um conjunto de licitantes qualificados e não qualificados. Uma citação recebida em resposta a uma RFQ não é uma oferta eo governo não pode aceitá-la para criar um contrato vinculativo. A ordem de compra é uma oferta do governo a um fornecedor para comprar bens ou serviços de acordo com os termos e condições particulares. Um contrato é concedido quando um fornecedor aceita a oferta. Consultores de RFP dos serviços financeiros Quando lançou em 1994, o negócio principal de Thomas Murrays ajudava investors avaliar, selecionar e nomear bancos depositários globais. Estas avaliações foram realizadas como RFP - Solicitação de Proposta - projetos. Simon Thomas, fundador e CEO da Thomas Murray, descreve esta abordagem: Sujeito a saber quais perguntas fazer, temos encontrado fechado-pergunta RFPs para ser a melhor maneira de avaliar e selecionar um fornecedor de um produto complexo ou serviço e, posteriormente , Para estar em melhor posição para negociar. No entanto, a carga administrativa da execução de RFP é considerável. Mal geridos, eles aumentam os custos para o cliente, reduzem a precisão eo valor da análise, e alienar os licitantes Thomas Murray sempre usou a melhor tecnologia disponível para melhorar a eficiência de seus projetos RFP. Quando começamos Thomas Murray, a indústria estava usando documentos impressos, e empregando legiões de datilógrafos. Começamos por publicar RFPs como documentos de planilha em disquetes, que pareciam muito sofisticados na época, e então adotaram o e-mail quando ele se tornou generalizado. A qualidade da análise de Thomas Murrays rapidamente os tornou líder de mercado na Europa, eo volume de RFPs cresceu. As planilhas e o e-mail foram uma melhoria em documentos impressos, mas quando se tratou de aplicar políticas de pontuação consistentes, consolidar respostas e pontuações em solicitações de propostas anteriores e relatar projetos, as deficiências dessa tecnologia se tornaram evidentes. Assim, em março de 2001, Thomas Murray adotou a primeira versão do software de gerenciamento de RFP baseado na Web SupplierSelects. Estávamos lutando para lidar com o volume de dados que estávamos coletando dos bancos. Não só isso, mas os bancos estavam reclamando sobre o tempo que estava levando-os a copiar e colar muitas vezes respostas idênticas às mesmas perguntas. As ineficiências de processo inerentes ao uso de e-mail e planilhas eram bastante óbvias, assim como os benefícios potenciais da adoção de um sistema baseado na web Thomas Murray estava gerenciando 100-200 RFPs por ano, cada uma consistindo de mais de 600 perguntas. Duas famílias principais de modelos de questionários estavam em uso, uma para os investidores institucionais no setor de custódia global e outra para os custodiantes domésticos. Inicialmente, estávamos um pouco nervosos com a migração para um sistema totalmente novo, mas na verdade o processo correu bem. A equipe SupplierSelects nos ajudou a importar os questionários antigos para o novo sistema em um dia ou dois. Os fornecedores foram inicialmente cautelosos, e, sendo bancos eles examinaram os aspectos de segurança muito cuidadosamente. Mas logo eles abraçaram o novo sistema quando perceberam quanto tempo eles poderiam economizar usando as funções para importar respostas de projetos anteriores Cinco anos depois, que diferença o SupplierSelect fez a Thomas Murray Eu categorizaria os benefícios que o SupplierSelect trouxe em dois grupos. Em primeiro lugar, há os óbvios ganhos de produtividade. Em segundo lugar, existem as novas oportunidades apresentadas pelo armazenamento de dados eficazes. Produtividade No passado, cada envolvimento do cliente começou do zero. Tínhamos que ler e analisar cada linha de cada resposta de bancos, mesmo quando sabíamos que seria idêntica à sua última resposta, explica Thomas, quotSupplierSelect nos permitiu passar para um modelo de processamento de exceções, com enormes ganhos de produtividade. O SupplierSelect permite que os inquiridos importem respostas da sua resposta à RFP anterior. O sistema destaca as mudanças nas respostas. No fundo, as pontuações para as respostas inalteradas são copiadas ao mesmo tempo e podem ser alteradas conforme necessário. Thomas descreve o impacto desse recurso: Isso significa que nossos analistas, ao invés de ler 500 páginas de respostas de cada fornecedor, agora apenas analisam as respostas alteradas - eles estão processando o delta, e não um conjunto completo de dados. As economias de tempo são significativas. Uma RFP respondente de 10 pode ser pontuada em 2-3 dias-homem, em vez de 2-3 semanas-homem. Novas Oportunidades Além dos ganhos de produtividade, SupplierSelect ofereceu benefícios mais sutis. Desde o início, sabíamos que seria difícil crescer como uma empresa de consultoria especializada. O gargalo para consultores está no recrutamento de pessoal que tem tanto perícia indústria de custódia e habilidades de consultoria. Nossa estratégia foi a diversificação, passando de consultoria clássica em classificações da indústria que pode ser usado por grupos que simplesmente querem manter a vigilância em funcionamento em seus bancos, em vez de lançar uma RFP completo. O benefício estratégico da adoção do SupplierSelect foi que Thomas Murray foi capaz de estabelecer um banco de dados de informações e análises pesquisáveis ​​sobre os Fornecedores. Isso ajudou Thomas Murray a cumprir seus objetivos estratégicos. Ter um universo de análise comparativa nos permitiu determinar o intervalo (isto é, curva de distribuição normal) entre bancos bons e ruins. Isso nos permitiu estabelecer uma escala absoluta de ratings que é usada em nossa análise. Uma escala padrão de CCC para AAA é usada para denotar os ratings. Um rating público pode ser encomendado por um fornecedor (banco) que deseje se comparar com a escala absoluta de ratings Thomas Murrays. Quando isso acontece, uma RFP específica é submetida para análise preliminar antes da devida diligência. Quando classificamos um banco, estamos comparando um conjunto de respostas a perguntas. Sabemos que respostas representam as melhores práticas de mercado. Denotado por um AAA. Portanto, é possível classificar apenas um custodiante. A produção de ratings permitiu que Thomas Murray crescesse e diversificasse seus negócios. Os serviços de ratings mudaram a percepção de Thomas Murray na indústria. Agora somos vistos como o principal fornecedor de pesquisa e informação no setor. Isso nos permite expandir para as Américas e para a Ásia-Pacífico. O SupplierSelect continua a ser apresentado nos planos Thomas Murrays Sim. A versão mais recente do SupplierSelect tem recursos que afetam diretamente nossos planos. A internacionalização ea hospedagem multi-tenancy são elementos-chave à medida que expandimos para outros países para traduzir e gerenciar nossas RFPs. Principais Características do Produto Antecedentes Os Serviços de Valores Mobiliários Globais ou a Indústria de Custódia gerenciam o comércio transfronteiriço de títulos e ações. Trata-se de um ecossistema complexo que envolve bancos depositários, depositários centrais de valores mobiliários e mercados de valores mobiliários.